Personel Devam Kontrol Sistemi / PDKS Nedir?
Personel Devam Kontrol Sistemleri ya da personel takip sistemi olarak da bilinen PDKS kurumlarda bütün çalışanları etkileyen temel bir İK sürecidir. Bordro hazırlanması için gereken kritik verileri parmak izi okuyucu ya da yüz tanıma sistemleri aracılığı ile hazırlar ve ilgili programlara aktarır.
Personelin işe giriş çıkış saatleri, mesaileri ve izinleri gibi devamlılığıyla ilgili bilgiler PDKS ile sağlıklı bir şekilde tutulur. Böylece ay sonunda puantaj ve buna bağlı maaş hesapları kolaylıkla yapılır. Ayrıca takip cihazı teknolojisi sayesinde ihtiyaç duyulduğunda kısa sürede geri dönük verilere hemen ulaşılabildiği için puantaj takibi rahatlıkla ve pratik bir şekilde yapılabilir.
PDKS sistemi; çalışanların çalışma saatlerinin, geç varışların, erken çıkışların, molalarda harcanan zamanın ve devamsızlığın takip edilmesini sağlar. Personel takip sistemi genellikle çalışanlara çalışılmayan süre için ödeme yapmaktan kaynaklanan fazla ödemeleri azaltarak işçilik maliyetlerini kontrol etmeye yardımcı olur. Transkripsiyon, yorumlama hatalarını ve kasıtlı hataları ortadan kaldırır. Ayrıca personel devam kontrol sistemleri sayesinde hatalı bilgi girişlerine engel olunarak yasal risk en aza indirilir.
Personel devam kontrol sistemleri yazılım ve donanım olmak üzere iki kısımdan oluşur. PDKS programı olarak da bilinen yazılım kısmı, işletmelerin çalışma yapısına entegre edilen, muhasebe programlarıyla uyumlu elektronik ortamda personele ait verilerin raporlandığı programdır. Donanım kısmı ise PDKS programı ile bağlantılı çalışan parmak izi okuyucu, yüz tanıma ve kart okuyucu gibi PDKS cihazlarıdır. Günlük dilde bu cihazlara kısaca “takip cihazı” a denmektedir.
Puantaj Nedir?
Puantaj, bir işletmede çalışanların saat ya da gün bazında çalışma sürelerinin kayıt altında tutulması ve raporlanmasıdır.
PDKS Yazılımı, parametrelerin tanımlanmasıyla oluşturulan günlük çalışma şablonları yardımıyla, personelin giriş-çıkış hareketlerini değerlendirerek, günlük puantajları kişiler bazında hesaplar.
Ay sonunda oluşturulan aylık puantajlarda; kişilerin aylık puantaj toplamları bulunur ve bunlar bordro hazırlanması amacıyla kullanılır. Bu anlamda personel takip sistemi IK süreçleri ile entegre biçimde kullanılır. Personel takip programı bu sayede insan kaynakları departmanında işleyişin otomatikleşmesine destek olur.
Maaş Hesaplama
PDKS Yazılımında maaş hesaplama özelliği mevcuttur. PDKS terminallerinden elde edilen giriş-çıkış verileri ile puantaj raporları hazırlanır ve personellerin maaşları hesaplanır. Hesaplanan maaş bir bordro programınınkinden farklıdır ve bordro parametreleri yoktur. Bu sebeple, hesaplanan maaş “net maaş” olarak da adlandırılır.
PDKS Avantajları
- İster personel takip sistemi ister geçiş kontrol sistemleri olarak adlandırılırsın PDKS’nin (personel devam kontrol sistemleri) şirketlere sağladığı belli başlı faydalar ve matematiğe dökülebilecek avantajlar vardır. 21yy.’ın en teknolojik donanımlarının kullanıldığı parmak izi, yüz tanıma ve kartlı geçiş sistemlerinin farkı kısa sürede IK departmanları tarafından hissedilirken, işletmelere de orta ve uzun vadede farklı katkılar sunmaktadır. Personel devam kontrol sistemleri,
- Bordrosüreçlerini otomatikleştirir
- Bordro, İnsan Kaynakları ve Muhasebe programları ile kolay entegrasyon kurulur
- Puantaj cetveli hazırlık, imza ve işlenmesi süreçlerinde oluşan zaman kaybına engel
- Personel takip sistemi aracılığı ile çalışılan saatlerin ve ödenen ücretlerin takibi sağlanır
- Günlük personel listesinigörebilmeyi, mesaiye geç gelen personelin ise raporlanmasını sağlar
- PDKS sistemi devlet düzenlemelerine tam uyum sağlar
- Personel giriş ve çıkışlarının hızlı ve doğruyapılmasına yardımcı olur. Geçiş kontrol sistemleri sayesinde gizlilik ve güvenliğin kritik önem taşıdığı noktalara izinsiz girişler denetlenir
- PDKS programı yalnızca bilgisayar üzerinden değil, telefon veya tablet üzerinden de personel takibi yapabilmenizi imkan verir.
PDKS Giriş – Çıkış Terminali
PDKS Donanımları, çalışanların çalışma alanına girerken veya çıkarken kendilerini tanımlamaları ve çalışma saatlerini kaydetmeleri için kullanılan terminallerdir. Günlük dilde geçiş kontrol sistemleri olarak da ifade edilebilir. Genellikle giriş ve çıkış alanlarında duvar yada turnike üzerine monte edilir; bu sayede turnike ve kapı kontrolünü de sağlar. Bu uygulama personel turnike sistemleri olarak bilinmektedir.
Günümüzde yaygın olarak kullanılan ve en sağlıklı çalışan donanımlar; PDKS Yazılımına online veri aktarabilen, biyometrik (Yüz tanıma ve parmak izi tanıma) ve RFID teknolojilerine sahip yüksek güvenlikli terminallerdir.
PDKS yazılımına veri aktarmanın yanında biyometrik kimlik doğrulaması da yaptığı için güvenlik açısından da önemli bir bariyerdir. Terminaller sayesinde gizlilik ve güvenliğin kritik önem taşıdığı noktalara izinsiz girişler denetlenir.
Yüz Tanıma PDKS Terminalleri
Yüz Tanıma Cihazları ile Sağlıklı Bir İşyeri Ortamı Oluşturun – dokunmasız, hijyenik yüz tanıma zaman kontrol sistemi.
COVID-19 ve gelecekte işletmeler üzerindeki potansiyel etkisi nedeniyle şirketler, çalışanların zamanını ve katılımını yönetme yöntemlerini ve çalışanlarının işe giriş ve çıkışlarını değiştiriyor. Çalışanlarının sağlığını ve güvenliğini korumaya yardımcı olan değişiklikler dünya genelinde de onaylanarak kullanılıyor. Dokunmadan, temassız yüz tanıma sistemlerini kullanarak işyerinde hijyen protokollerini geliştirin.
Yüz tanıma cihazları, çalışanların işe giriş çıkış zamanlarını takip etmek için en modern çözümdür. Biyometrik terminaller altında gruplanan yüz tanıma sistemi aynı zamanda opsiyonel olarak RFID kart okuyucu özellikleri de taşımaktadır. Bu sayede hem yüz tanıma, hem parmak izi, hem de kart okuyucu özelliklerini tek bir terminalde kullandırabilirsiniz.
Parmak İzi Tanıma PDKS Terminalleri
Çalışanlarınızın işe giriş çıkışlarını kaydetmek için biyometri kullanmak, mevcut en doğru ve uygun maliyetli çözümdür. Parmak izi takip cihazları şu anda zaman ve katılım için en popüler biyometrik cihazlardandır.
Parmak izi personel takip sistemi olarak nitelendirilebilecek bu modern cihazlar, personellerinizi tanımlamak için benzersiz parmak izlerini kullanır. Sonrasında kişilerin parmak izleri benzersiz birer şablonlara dönüştürülür. Veri tabanında depolanan, çalışanlarınızın geride bıraktığı gerçek parmak izi değil, PDKS sistemi tarafından üretilen bu şablonlardır. Parmak izi okuyucu sisteminde çalışanlarınız giriş ve çıkış yaptıklarında, kimliklerini doğrulamak için parmaklarını okuyucuya yerleştirmeleri yeterlidir.
Geç kalma, erken çıkma ve kişilerin birbiri yerine kart okutmaları ile mücadele etmek adına personel devam kontrol sistemleri arasında en etkin yöntem olan biyometrik zaman kontrol saatleri, çalışanlarınızın işe her gittiklerinde giriş çıkışlarını kolaylaştırır.
RFID Kart ve Kare Kod Okuyucu PDKS Terminalleri
RFID Kart ve Kare Kod Okuyucu terminaller, alan erişimine izin vermek ve varış zamanını kaydetmek için personelin RFID Kimlik Kartını kullanır.
Kart okuyucu cihazlar Mifare 13.56 Mhz, Proximity 125 Khz gibi farklı frekanslarda RFID teknolojilerini taşır. Kamera ve fotoğraf çekme özelliği sayesinde personel kartları arasından kimin kart okuttuğu raporlardan görüntülenebilir. Halk dilinde bu sisteme kartlı geçiş sistemi de denilmektedir.